ELIXMAIL

1. Introduction

Elixmail IA est une application SaaS de gestion d'emails professionnels augmentée par l'intelligence artificielle. Cette notice vous guide pas à pas dans l'utilisation de toutes les fonctionnalités.

L'application centralise vos boîtes mail (Gmail via OAuth 2.0, comptes IMAP via Magic Link) dans une interface unique. Elle vous propose des outils d'IA pour résumer, rédiger, catégoriser et traduire, un système de tracking d'ouverture, des relances automatiques, un assistant vocal, un calendrier avec alertes SMS, un mini-CRM et bien plus.

Compatible avec 20+ fournisseurs : Gmail, Outlook, Orange, Free, SFR, Yahoo, OVH, Ionos, Infomaniak, Gandi, Hostinger et tout serveur IMAP.

2. Premiers pas

Créer votre compte

Rendez-vous sur elixmail.fr et cliquez sur Commencer l'essai 1h gratuit.

1. Entrez votre adresse email professionnelle
2. Un Magic Link vous est envoyé par email (vérifiez vos spams)
3. Cliquez sur le lien dans l'email pour accéder à votre espace
4. Votre session est sécurisée par un jeton JWT valable 30 jours

Aucun mot de passe à créer ni à retenir.

Connecter Gmail (OAuth 2.0)

1. Cliquez sur Ajouter un compte Gmail
2. Google vous demande d'autoriser Elixmail
3. Acceptez les permissions (lecture, envoi, gestion des labels)
4. Votre boîte Gmail apparaît immédiatement dans l'interface

Connecter un compte IMAP

1. Cliquez sur Ajouter un compte IMAP
2. Entrez votre adresse email (ex : jean.dupont@entreprise.fr)
3. Entrez votre mot de passe IMAP (ou mot de passe d'application)
4. Elixmail détecte automatiquement les serveurs via les enregistrements MX
5. La connexion est établie et vos emails apparaissent

3. Boîte de réception

Votre boîte de réception affiche tous vos emails dans une interface unifiée.

Filtres disponibles

• Tous : Affiche l'ensemble des emails
• Non lus : Emails non encore ouverts
• À traiter : Emails nécessitant une action
• En attente : Emails en attente de réponse

Recherche et navigation

La barre de recherche permet de filtrer par expéditeur, sujet ou aperçu du contenu. La pagination affiche 10 emails par page. Le cache intelligent double couche (sessionStorage + localStorage) accélère le chargement.

4. Lire un email

Cliquez sur un email pour l'ouvrir. Le contenu HTML est affiché de manière sécurisée via DOMPurify (protection contre les failles XSS).

• Pièces jointes : Téléchargement direct ou prévisualisation inline des images
• Images intégrées : Les images CID sont résolues automatiquement
• Emails volumineux : Si le HTML dépasse 50 Ko, un mode texte est utilisé

Depuis la vue de lecture, vous pouvez répondre, transférer, archiver, supprimer ou demander un résumé IA.

5. Envoyer un email

L'éditeur d'email d'Elixmail offre une expérience de composition riche et professionnelle.

Champs disponibles

• À (To) : Destinataire(s) principal(aux)
• CC : Copie carbone (visible par tous)
• BCC : Copie carbone invisible
• Objet : Sujet de l'email
• Corps : Contenu avec éditeur riche

Éditeur riche

L'éditeur propose : gras, italique, souligné, listes à puces et numérotées, liens, 12 polices différentes, un emoji picker et l'insertion d'images intégrées (CID).

Adresses d'envoi (SendAs)

Si vous avez connecté plusieurs comptes, vous pouvez choisir depuis quel compte envoyer. Sélectionnez l'adresse d'expédition dans le menu déroulant.

Signature automatique

Votre signature professionnelle est automatiquement insérée à l'envoi. Si le tracking est activé sur votre signature, le pixel de suivi est également ajouté.

Pièces jointes

Cliquez sur l'icône trombone pour joindre des fichiers. Les images peuvent être intégrées directement dans le corps du message (CID).

Conformité anti-spam automatique

Tous vos emails incluent automatiquement les en-têtes RFC 8058 (List-Unsubscribe) et l'authentification SPF/DKIM pour améliorer votre réputation d'expéditeur et réduire le risque de finir en spam.

6. Gestion des emails

Elixmail propose plusieurs actions pour organiser vos emails :

• Archiver : Retire l'email de la boîte de réception et le place dans les archives
• Supprimer : Déplace l'email vers la corbeille
• Restaurer : Récupère un email depuis la corbeille ou les archives
• Marquer lu/non lu : Change le statut de lecture
• Catégoriser : Attribue une catégorie (manuelle ou automatique par IA)
• Sous-catégoriser : Classification fine (Support, Client, Finance, Social, Achats)

Archives et Labels

8 labels par défaut : Important, Professionnel, Personnel, Finance, Projets, Clients, Fournisseurs, Administratif.

Vous pouvez créer des labels personnalisés avec un choix parmi 12 couleurs. Un email peut avoir plusieurs labels simultanément.

Corbeille

La corbeille fusionne les emails supprimés localement et ceux supprimés sur le serveur. Vous pouvez restaurer ou vider complètement la corbeille.

7. Intelligence Artificielle

L'IA d'Elixmail analyse le contexte de vos échanges pour vous assister. Vous gardez toujours le contrôle final.

Résumés automatiques

Cliquez sur Résumer pour obtenir une synthèse intelligente d'un email ou d'un fil de discussion.

3 brouillons IA

L'IA génère 3 propositions de réponse dans des tons différents :

• Professionnel : Formel et structuré
• Neutre : Équilibré et factuel
• Amical : Chaleureux et décontracté

Relisez, ajustez si nécessaire, puis envoyez. L'IA ne remplace jamais votre validation.

Chat IA contextuel

Le chat intégré vous permet de poser des questions sur vos emails : Quel est le point principal de cet email ? Quelles actions sont demandées ? Résumez les 5 derniers emails de ce contact.

Catégorisation et analyse de sentiment

L'IA trie automatiquement vos emails par catégorie et détecte le ton : positif, négatif, neutre, urgent. Les emails urgents sont signalés avec une priorité élevée.

Traduction intégrée

Traduction disponible dans 11 langues : anglais, espagnol, allemand, italien, portugais, néerlandais, chinois, japonais, arabe, russe + français.

Daily Briefing (Plan Pro)

Chaque matin, recevez un résumé IA de vos emails de la veille : nouveaux messages importants, actions en attente, relances suggérées.

8. Voice-Mail et Commandes vocales

Pilotez votre boîte mail entièrement à la voix, en français et en anglais.

Commandes disponibles

• "Envoie un mail à [nom ou adresse]" : Ouvre la composition
• "Cherche les mails de [expéditeur]" : Lance une recherche
• "Lis le dernier mail" : Lecture vocale du dernier email
• "Résume ce mail" : Demande un résumé IA
• "Archive ce mail" / "Supprime ce mail" : Actions rapides

Épellation vocale

Pour dicter des adresses email lettre par lettre :

• Alphabet français : "bé, cé, dé, e, effe..."
• Alphabet NATO : "alpha, bravo, charlie..."
• Symboles : "arobase" pour @, "point" pour ., "tiret" pour -, "underscore" pour _

Mode patience

Pour les adresses longues, dictez en plusieurs fois : "Jean" puis "dupont@entreprise.fr". Elixmail accumule les segments.

Message vocal par email

Enregistrez un message audio via le micro, Elixmail le transcrit automatiquement et l'envoie avec la pièce jointe MP3.

9. Tracking et Suivi d'ouverture

Suivez chaque email envoyé en temps réel grâce au système de tracking multi-format.

Comment activer le tracking

1. Allez dans Réglages > Signatures
2. Créez ou modifiez une signature
3. Activez l'option Tracking d'ouverture sur cette signature
4. Sélectionnez le format de pixel (GIF, PNG, JPEG, SVG ou WebP)
5. Enregistrez la signature
6. Lors de l'envoi, la signature avec pixel sera insérée automatiquement

Formats de pixel

Elixmail propose 8 formats de pixel différents pour maximiser la compatibilité avec tous les clients email : GIF, PNG, JPEG, SVG, WebP et variantes.

Tracking de clics

Les liens dans vos emails peuvent être remplacés par des liens tracés. Chaque clic est enregistré avec horodatage.

Tableau de bord

Consultez vos statistiques : taux d'ouverture, nombre de clics, historique détaillé. Export disponible en CSV.

10. Relances automatiques

Créez des scénarios de relance intelligents basés sur le comportement de vos destinataires.

Types de déclencheurs

• Email non ouvert : Relance après X jours sans ouverture
• Ouvert sans réponse : Relance après X jours si lu mais pas de réponse
• Dernière relance : Clôture après X jours

4 templates de relance

• Rappel doux : Relance polie et discrète
• Valeur ajoutée : Apporte un élément nouveau
• Dernière relance : Signal de clôture
• Relance IA : L'IA rédige une relance personnalisée

Garde-fous anti-spam

• Nombre maximum de relances configurable
• Délai minimum entre chaque relance
• Envoi uniquement en horaires de bureau
• Pas d'envoi le week-end

11. Signatures professionnelles

Créez des signatures professionnelles avec logo, liens et options de tracking.

1. Allez dans Réglages > Signatures
2. Cliquez sur Nouvelle signature
3. Personnalisez : nom, titre, entreprise, téléphone, email
4. Ajoutez votre logo (upload ou URL)
5. Ajoutez vos liens réseaux sociaux
6. Activez le tracking si souhaité
7. Enregistrez

La signature est automatiquement insérée dans chaque email envoyé.

12. Calendrier et Alertes SMS

Gérez vos événements directement dans Elixmail avec rappels par SMS.

5 types d'événements

• RDV Pro : Rendez-vous professionnels
• Congés : Périodes de vacances
• Maladie : Arrêts maladie
• Déplacement : Voyages professionnels
• Autre : Événements divers

Rappels configurables

Définissez des rappels de 15 minutes à 1 jour avant l'événement. Les rappels peuvent être envoyés par SMS.

Auto-réponse

Générez une auto-réponse email depuis un événement avec les variables {startDate} et {endDate}.

Alertes SMS

Compatible Free Mobile, Twilio, Vonage. Un mode test est disponible pour vérifier avant activation.

13. Bloc-notes et Tableur

Un bloc-notes et tableur intégré pour vos notes rapides et suivis opérationnels.

• Notes libres : Prenez des notes textuelles
• Tableur : Colonnes, lignes, formules basiques pour suivre clients, tâches ou listes
• Export : Exportez vos données en format CSV ou PDF

14. CRM et Gestion de contacts

Un mini-CRM intégré pour gérer vos relations directement depuis votre messagerie.

Carnet d'adresses enrichi

Chaque contact affiche : nom, email, entreprise, téléphone et notes personnelles.

Détection automatique

Les nouveaux interlocuteurs sont détectés et ajoutés automatiquement lors de la réception d'emails.

Historique d'échanges

Consultez tous les emails échangés avec un contact en un clic.

Notes par contact

Annotez chaque fiche contact avec du contexte métier : préférences, projets en cours, points importants.

Next Best Action

L'IA analyse vos échanges et suggère la prochaine action : relancer, remercier, planifier un rendez-vous...

15. Sécurité et Conformité

Elixmail applique les standards modernes de sécurité et de conformité.

• Google OAuth 2.0 : Connexion Gmail sans partager votre mot de passe
• Magic Link + JWT : Connexion IMAP sécurisée
• RGPD / CAN-SPAM / CCPA : Pages légales et réglages conformité intégrés
• SPF, DKIM, DMARC : Contrôles de délivrabilité et anti-usurpation
• Rate limiting : 60 req/min par défaut, protection contre les abus
• Hébergement Europe : Données applicatives hébergées en Europe
• Paiements Stripe : CB, Visa, Mastercard, PayPal via infrastructure sécurisée

16. Personnalisation

Adaptez Elixmail à vos besoins :

• Domaine de tracking : Utilisez votre propre domaine pour les liens et pixels
• Signatures multiples : Créez plusieurs signatures avec logo et liens
• Préférences IA : Ajustez le ton, la langue et le style des suggestions
• Notifications : Email, SMS et navigateur selon vos préférences
• Catégories personnalisées : Créez vos propres catégories et sous-catégories

17. Plans et tarification

Solo — 9 €/mois (ou 95 €/an)

Idéal pour freelances et indépendants :

• 1 utilisateur, 1 boîte mail connectée
• Assistant email IA, résumés, réponses assistées
• Tracking avancé, relances simples
• Voice-Mail + message vocal, Chat IA, Traduction 11 langues
• Éditeur riche, calendrier, bloc-notes, carnet de contacts

Pro — 19 €/mois (ou 205 €/an)

Pour les professionnels intensifs et petites équipes :

• 1 utilisateur, jusqu'à 3 boîtes mail connectées
• Tout le plan Solo + IA avancée, priorisation intelligente
• Relances automatiques intelligentes, calendrier intelligent
• Daily Briefing IA, domaine de tracking personnalisé
• Alertes SMS, CRM avancé, audit logs, export PDF/CSV

Business — 45 €/mois (ou 450 €/an)

Pour les équipes, PME et structures multi-utilisateurs :

• Jusqu'à 5 utilisateurs, 10 boîtes mail connectées
• Tout le plan Pro inclus
• Multi-tenant et isolation des données
• Domaines personnalisés illimités, quotas d'envoi élevés
• Administration centralisée, audit logs complets (JSON + CSV)
• Accès API avancé, support dédié avec onboarding

18. FAQ et Dépannage

Mes identifiants sont-ils en sécurité ?

Oui. Gmail utilise OAuth 2.0 (pas de mot de passe partagé), les comptes IMAP utilisent Magic Link + JWT.

L'IA peut-elle envoyer des emails à ma place ?

Non. L'IA propose des brouillons et suggestions. Vous validez et envoyez manuellement.

Le tracking ne fonctionne pas, que faire ?

Vérifiez que vous avez créé une signature avec le tracking activé (Réglages > Signatures). Sans signature tracking, le pixel n'est pas inséré.

Mes relances ne partent pas

Vérifiez : horaires autorisés, délai minimum, limite de relances, pas d'envoi le week-end, bon déclencheur sélectionné.

Puis-je annuler mon abonnement ?

Oui, à tout moment depuis votre espace client Stripe. Aucun frais de résiliation.

Quels fournisseurs sont compatibles ?

Gmail et 20+ fournisseurs IMAP : Outlook, Orange, Free, SFR, Yahoo, OVH, Ionos, Infomaniak, Gandi, Hostinger et tout serveur IMAP compatible.

Comment contacter le support ?

Envoyez un email à support@elixmail.fr ou utilisez le formulaire de contact sur elixmail.fr.